lunes, 2 de mayo de 2011

8 Pasos para una reunion de trabajo exitosa y posibles defectos del animador.

Dado que la organizacion de las reuniones debe ser una habilidad fundamental para cualquier profesionista, es de vital importancia al menos conocer y saber aplicar estos 8 pasos que presentan a continuacion.

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán.
2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento.
3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.
4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Esto, porque se si busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que se van a tratar en ésta.
5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los entendidos.
6. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro.
7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.
8. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.


Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que desea realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes. Sólo así podrá concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente.

Fuente:
http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa



Defectos principales de las reuniones enfocadas en el animador.

1-Las ganas de hablar del animador
*Impiden que los participantes se expresen
*No escucha a los miebros del grupo, deseoso de como esta de retomar la palabra
*Dados sus privilegios, influye en el grupo a beneficio de su propia opinion
*Muestra una impresion de malestar porque habla por temor a intervalos de silencio

2-Autoritarismo en el metodo de trabajo
*En este caso el animador impone al grupo un metodo de trabajo determinado y,
durante el transcurso de la reunion, rehusa someter a estudio la conveniencia del mismo aunque no sea el mejor al parecer de los participantes y les impida avanzar significativamente.

3-Laxismo en el metodo
*En este caso el animador propone un metodo y se deja llevar por las opiniones de los participantes a traves de caminos totalmente diferentes al principal. Por lo tanto denota su inmadurez en el tema y deja hacer al grupo lo que quiere.

4-Exceso o insuficiencia de autoridad
*El exceso crea bloqueos en los participantes, dada la imposicion autoritaria y la insuficiencia consiste en que el animador crea preferencias de moderacion o simplemente no modera a los participantes en sus comentarios. Con frecuencia ambas actitudes se presentan en un mismo animador.

5-Implicacion en el debate
*Aqui el animador esta tan preocupado por los resultados del asunto que muestra una tendencia muy visible para intervenir de cualquier modo las propuestas de los participantes. Es decir se vuelve participante por lo tanto no es capaz de regular, coordinar y sintetizar la informacion que se maneja.

6-La falta de seguridad
*Tenerle miedo al grupo de participantes, y se puede manifestar de diferentes maneras que generalmente tienen que ver en la actitud del animador hacia al grupo.

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